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日志

单枪匹马搞定新年会

热度 1已有 566 次阅读2013-2-3 14:53 | 新年会

新年会年年办,今年办的最苦逼

因为从头到尾,短短一个多星期,偶一个人就得操办出一场六七十人的新年会。

好吧,领导的指示,只能硬着头皮上了。

 

首先,要搞定钱,没有足够的预算,巧妇也是难为五米之炊的。

结果,钱还真是不够。。吃喝的预算,公司给了,但是没给买奖品的预算啊

回想去年,有四千多的预算用来买礼物,四个字:今非昔比

 

好吧,穷也有穷的办法,从别的预算里挤出点好了。

跟领导老实交代预算不够后,把自己上面的想法也请示了,当然批准。

大致估算下可以用于购买礼物的预算金额,开始着手采购,钱不多,自然不能像去年那样杀到大超市扫货,只好选择淘宝。

奖品要分出几等,按预算分别购买不同价位的礼品,当然很重要的一点是要确认好东西能否在年会开始前送到。

选择礼品的同时,按照领导定下的时间,开始寻找地点。

领导要求,不能随便找个小饭店应付,要找有档次的酒店,这个倒是问题不大,预算还是够用的。

时间很紧张,近期又是各单位聚餐高峰时间,几经周折,好不容易找到一个,电话联系好,立刻去看场地。

本人没有驾照,也没有车,只好拜托有车的同事带着过去了。

打车其实也是一个方法,可是打车费用是没有预算报销的,为了少掏自己腰包,脸皮就得厚点,呵呵,还好平常卖出去的人情不少。

 

赶去酒店大致看了下,其实大酒店的宴会厅都是大同小异,确认能提供音响设施后,基本就敲定了。

时间地点确认后,第一时间通知所有人,这年头,都是大忙人,得让大家先把档期空好。

还有些外籍人士,一并发出邀请,然后等所有人的回复,以便最终确定最终参会人数。

 

除了本部门人员外,还要礼貌性的向公司总裁发出邀请。

于是在领导授意下,发出一封英文邀请信给五位大Boss,同时抄送给他们助理,然后等着他们回复。

本来,我是不希望他们来参加的,但凡有大Boss参加,大家都会觉得拘束。

 

可惜,很快收到回复,两位大Boss准备携助理司机来参加。

这下子,压力来了,来我们老大都紧张了,因为他的顶头上司要来,必须得好好办了。

于是,老大终于开始上心了,对我的工作开始进行实质性支持了。

要求部门内五个小部门各自准备节目,给领导助兴。

另外,在我提给他的方案里,需要两到三名助手,于是领导火速召集相关人等,开会。

领导出马,效果显著,很快,我有了一个男搭档,共同主持新年会,而且还有了两个小弟帮忙打下手,哈哈。

虽然这几个人是在离新年会还有三天的情况下分配过来的,最后敲定新年会流程后,他们还是发挥了不小的作用。

 

酒店定下后,要去付定金,同时敲定菜单。这次是自己打车去张罗了,按预算敲定每桌标准,敲定菜单,付定金。

关于酒水,自带可能会省钱,但耗时费力,权衡再三,决定也在酒店就地购买了。

 

前期准备大致搞定,接下来是新年会流程。

抽奖环节是必须得有,开场致辞及结束致辞,然后跟老大以及几个帮手头脑风暴,敲定其他环节。

最终定下来的是一个模仿中国好声音的唱歌PK环节,每组各出一名代表PK,两名大Boss加我们自己两位领导,正好四个打分嘉宾。

再一个是游戏环节,选游戏的时候,领导推出了一个江苏卫视热播的《一战到底》,这个本人真是一次没看过,但领导说好,听着貌似也还不错,于是排版敲定。

考虑到时间有可能会有富余,于是又准备了两个备用游戏。

 

流程大框架定下后,就是要开始落实各小组的节目,以便提前准备伴奏音乐。

酒店宴会厅定下后,我就决定自己准备音乐了,因为酒店里那些陈年老歌,对我这种KTV麦霸来说,简直就是折磨。

所以,大家唱歌要用的伴奏以及会场播放的背景音乐,本人全部亲自准备。公司网络不给力,下班后从网上下载一堆伴奏音乐。

背景音乐简单,从自己平常听的歌中挑出适合那种场合的就可以了。

伴奏音乐下好后,还要考虑字幕,因为不是什么人都是本人这种水平,一般人不看字幕,是找不到调的。

酒店网络不给力,只能离线放歌,好吧,只好选择酷狗播放器了,虽然本人平常习惯用的事QQ

 

下歌,弄歌词,搞定离线放歌+字幕,花了一晚上的时间。。。唉,已经严重睡眠不足了。

 

礼品陆续收到,要配合新年会流程,分出三六九等,贴标签,同时要确定抽奖嘉宾。

 

各环节需要使用的小道具,抽奖要用的以及游戏上要用到的都得开始制作。

经过几番挣扎,最终决定用入场券抽奖,没有时间作卡片,偶就把自己的名片贡献出来,写上编号,入场者每人一个号。

呵呵,这是个好创意啊,顺便兜售一下自己。

游戏上要用的问题卡,直接交给男主持来弄了,偶实在分身乏术了,现场音响调试操控分配给一个小弟,礼物发放保管给另一个小弟。

偶就负责女主持、翻译及宴会总管。那个游戏偶实在不熟,所以干脆交给领导亲自操刀,于是多出了个游戏嘉宾主持,呵呵。

对于这些分工,合情合理,领导自然是全部批准。

 

礼品价值都不高,为了让大家收礼心情好点,得从包装上下手了,没有时间购买专业包装纸。

本人就贡献出自己平常收着的购物袋,包装袋什么的,各种裁剪包装,出来的效果还不错。

虽然,会上被批,用IPHONE5的包装来装一个钱包太狡诈,但没办法啊,钱不够嘛。哈哈

 

临近新年会的最后三天,各种准备工作进入白热化状态,偶更是连着三天没时间吃午饭,晚上也是睡不踏实。

自己一番苦心准备的一场新年会,万一失败,就只能剖腹以谢天下了。

作为主持,行头也得考虑,提前从淘宝淘了衣服和耳环,稍作打扮,倒也不太寒碜。

 

终于撑到最后一天,眼看着任务就将完成,心情还不错,憋着一股劲,便处理其他工作,便准备最后的东西,礼物最后一批看样子是来不及收到了,没办法,这批是最后增加预算采购的,东西没到,发的时候只能跟大家说明,礼品会后再领喽.

 

整理完所有要带去酒店的东西,电脑,投影仪,奖品,各种道具,用提前准备好的几个大大的手提包装好,带上几个小弟,杀去酒店准备会场。

 

确定好音响设施可以正常使用,连接好电脑投影仪,调试好音乐,然后调整了现场餐桌摆放,围绕主桌,按各小组情况分配各桌位置,然后就是等候大家入场了。

 

调试音响设施的时候,偶还是忍不住K了几首歌,呵呵,幸好偷偷唱了几首,否者一晚上都没有机会高歌了。

 

参会人员陆陆续续到场,剩下的就得靠两名主持人全唱控制了,同时要掌握好每个环节的时间安排。新人男主持经验不够,连宣布举杯开席都忘了,没办法,本来只准备在旁边辅助的,之后出场补救了。

还好接下来都还算顺利,虽然因为准备仓促不算太完美,但偶还是很有成就感。

受邀前来的大Boss和我们自己的两个老大,都很配合,气氛也是一个高潮接着一个高潮,气氛很是高涨。

 

其他人热热热闹闹的时候,偶有点撑不住了,就偷偷溜到旁边座位闭目养神,其他全交个男主持,在场上开始给领导敬酒的时候,没主持人太大事,只要把握好时间就行。

男主持和两小弟会时不时过来请示,服务员也会过来请示上酒上菜什么的,我疲于应付,大脑都不太听使唤了。

 

气氛炒起来之后,每个环节基本都很顺利,我在场边,时不时给男主持救救场或者指挥指挥小弟和服务员,倒也没什么难度。

 

只是整场新年会下来,偶就没怎么坐下来吃过桌上的菜,可惜了,一桌1200标准的佳肴啊,就没吃到几口。喝的也只是敬了大Boss一杯红酒而已。

 

席间,我的顶头上司,另一个领导,日本人是也,他不停提醒我别只顾着满场跑,多吃点好吃的,别累着,让偶感动滴啊。。。好几年的感情不是假的,另一领导,中国人,就是这场新年会的总领,都没担心过我会累着饿着渴着。。。只关心这场新年会能否办的够体面,能否让他的boas玩的开心。 唉。。感情深浅,可想而知了。

 

所以,我也做了几件让日本boss感动的小动作,点酒的时候,特定给他点了瓶黄酒,而且吩咐服务员加入姜丝提前加热好,因为他不太能喝白酒,每每宴会,都是要黄酒暖着的。新年会上,我忙得像陀螺似的,没怎么照应他,但是安排了另一个会日语的放在他边上,虽然没有提前告诉他,但他在我难得溜回桌上吃菜的时候说,一看到那酒,就知道是我帮他点的,轻轻一句话,就知道,老头被感动咯。本来听说请了大Boss的时候,老头闹情绪了,说不想来参加系年会的时候,我很难过也很无奈。还好最后还是来了,而且被俺感动一把之后,也终于放开来,和大家玩到一起。这让我大大松了口气。

另外准备伴奏歌曲的时候,也偷偷把他最擅长的那首中文歌准备好了,于是,当大家起哄让老头唱歌的是偶,正好派上用场,呵呵,有一个小高潮,老头唱的时候,我也偷偷在边上拿着另一个话筒,帮忙和声,心里真是感慨万千。

另一个领导,也帮他准备了一首《再回首》,可惜没想到,匆忙中歌词没下对,呵呵,其他准备的歌里,没领导能唱的,不过,没事儿,他这边自然会有人帮他搞定,所以我也并没想对日本领导那样对他上心,差不多就成了。

 

热热闹闹一场新年会,到九点左右才散场,比预计完了半个多小时,因为大家比原先预想的要闹得更欢。

 

最后散场前,日本领导已经喝多了,席间已经不停地在跟我说:辛苦你了,散会致辞的时候,更是要大家一起感谢我给大家操办了这样一场新年会,又让我感动了一把。

 

结账时发现预算控制的正好,又大大的松了一口气,本来如果不是有些其他意外花销,完全是可以控制在预算以内的,但意外总是难免的,还好还好。

然后,按惯例把喝醉的老头送回家,我才拎着大包小包回家,到家的时候十点多了。

终于结束了,今晚可以睡个安稳觉了,也可以准备过年回家的东西了。

为了这场新年会,除了买好火车票外,自己回家过年的准备几乎都没做,连火车票都没时间去取。

写这篇日志的时候,忍不住还流泪了,特别是写到日本老头那段的时候。

苦是吃了不少,顺利结束后,成就感也是大大的。

 

 

 

 

 


路过

鸡蛋

鲜花

握手

雷人

发表评论 评论 (2 个评论)

回复 小付U 2013-2-7 15:42
辛苦,辛苦
回复 蒂娜西西 2013-2-7 16:32
小付U: 辛苦,辛苦
呵呵,已经结束了。。。撑过来了,就不再想了,爱咋咋地
.

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